FAQ

Meeting Room Connect

• Qui est à l’origine de Meeting Room Connect ?

  Meeting Room Connect est une start-up créée récemment par 5 associés issus du monde de l’hôtellerie, du tourisme d’affaires et des systèmes de réservation.

• Pourquoi choisir MyMRC© ?

  Nous avons constaté une évolution rapide du marché vers du meeting on line se traduisant :

  Pour les réservataires par :

  • Un besoin croissant des entreprises de simplifier leurs réservations de salles de réunion.
  • Le souhait de pouvoir accéder aux modules de réservation 24h/24, 7j/7.
  • La nécessité de contrôler et maîtriser le budget associé à ses réunions, rendu possible par une réservation complète online.

  Pour les établissements par :

  • La mise en place par les acteurs majeurs de la réunion de solutions de réservation on line.
  • La nécessité constante de trouver de nouveaux canaux de vente et d’augmenter ainsi le chiffre d’affaires.

  MyMRC© vous permet par ailleurs :

  • d’être proactif vis à vis de vos clients.
  • d’optimiser le remplissage et donc le chiffre d’affaires de votre établissement.
  • d’alléger les missions de vos collaborateurs et donc de leur permettre de développer d’autres domaines : commercial, qualité de l’accueil...

Installation

• La solution MyMRC© est elle simple à mettre en œuvre en back office ?

  Oui, assistez par les équipes support de MRC, vous paramétrez votre établissement (salles, planning, tarifs, options…) dans le système lors de la première utilisation.

  Par la suite, vous n’aurez plus qu’à mettre à jour le système comme bon vous semble.

  Le système extrêmement intuitif est conçu pour simplifier cette saisie sous forme de duplication : salle, tarifs, accessoires, menus rendant la saisie rapide et efficace.

• Les salles sont elles faciles à paramétrer ?

  Oui, vous pouvez alors paramétrer les tarifs qui peuvent être différents par salle et les plannings de disponibilité de ces salles : par créneau horaire, par jour, par semaine ou par mois. A votre convenance, elles peuvent être nominatives ou non afin de vous permettre de garder la maîtrise sur l’affectation finale des salles.

• Le lien est-il simple à inclure sur mon site internet ?

  Compte tenu de la technologie retenue, la mise en place est extrêmement simple. Notre expert technique se met en relation avec votre développeur informatique afin d’insérer le lien sur votre site.

  En quelques minutes, le lien est installé et vos salles de réunion peuvent alors être réservables en ligne.

• MRC apporte-t-il du support pour cette phase ?

  Nos experts sont disponibles aux heures d’ouverture du bureau (du lundi au samedi de 9h00 à 18h00 pour répondre à vos questions et vous assister durant cette phase de mise en place et par la suite, pour vous assister dans l’utilisation de la solution MyMRC©.

• Comment se passe la formation ?

  MyMRC© a été conçu pour être intuitif et donc simple à utiliser. Néanmoins, vous recevez un book de formation complet et didactique pour répondre à vos questions lors du paramétrage. Vous pouvez également contacter nos experts par téléphone afin de recevoir des informations complémentaires.

Contractuel

• Est ce que je reste maître de mes réservations ?

  Oui, vous gérez la disponibilité de vos salles, vous choisissez la visibilité sur internet et l’accès à la réservation en fonction des salles.

  Vous pouvez également refuser les réunions en fonction de vos conditions générales de vente qui sont les seules applicables.

• Mes conditions de vente sont elles respectées ?

  Vous gardez la main sur l’ensemble du processus et notre système vous permet d’inclure vos conditions de vente que le client réservataire devra lire et accepter pour concrétiser la réservation.

  Vous gardez ainsi la main sur les conditions suivantes:

  • refus d’une réservation ne correspondant pas à la politique de votre établissement.
  • conditions de réservation : paiement d’un acompte, du solde.
  • conditions d’annulation...

• Quel est le coût de MyMRC©?

  L’accès à l’ensemble des fonctionnalités de la solution MyMRC© est accessible à partir de 900 Euros HT par an. On peut donc considérer que son prix est amorti dés la première réservation effectuée sur votre site internet.

Paiement

• Le paiement de la réservation s’effectue t’il en ligne ?

  Non, nous communiquons de façon cryptée à votre établissement via une ligne sécurisée, les informations concernant le montant de la réservation ainsi que les coordonnées bancaires du réservataire. En fonction de vos conditions générales, vous procédez directement aux prélèvements liés à la réservation (acompte, solde…).

  En option, nous vous proposons un module de vérification des informations bancaires.

• Est-ce que Meeting Room Connect perçoit des commissions sur les ventes réalisées sur mon site internet ?

  Non ! Meeting Room Connect intervient en marque blanche et ne perçoit aucune commission sur les transactions effectuées directement sur votre site internet.

Réservations

• Comment me sont confirmées les réservations ?

  Vous recevez un e mail récapitulant les informations essentielles de la réservation telles que :

  • la date et l’heure
  • le type de réunion, la disposition de la salle
  • le nombre de participants
  • les options retenues par votre client : matériel, horaires des pauses
  • les menus sélectionnés pour les déjeuners, diners et pauses
  • les informations concernant le client : nom et type d’entreprise, contact, adresse, téléphone
  • en option vous recevez également selon un mode sécurisé les informations de paiement de l’entreprise , qui peuvent être vérifiées avant de vous être transmises

• Comment sont confirmées les réservations auprès de mon client?

  Votre client reçoit en automatique un mail de confirmation récapitulant les informations essentielles de la réservation telles que :

  • la date et l’heure
  • le type de réunion, la disposition de la salle
  • le nombre de participants
  • les options retenues par votre client : matériel, horaires des pauses
  • les menus sélectionnés pour les déjeuners, diners et pauses

• Peut-on gérer les forfaits JE ?

  Oui ainsi que l’ensemble des options associées à ce type d’évènements :

  • nourriture
  • pauses
  • matériel mis à disposition

• Est-il possible de réserver à l’heure ?

  Le système est complètement paramétrable et peut programmer des réunions à partir d’une durée de 30 minutes. Vous fixez vous même la durée minimum de la réunion.

• Le client peut-il réserver des prestations annexes (F&B, AV)?

  Si vous avez renseigné les options disponibles, elles apparaissent sur votre site lors de la réservation.

  Par ailleurs, vous avez la possibilité de paramétrer le mode de facturation des options et de le différencier selon les options retenues :

  • facturation à la réunion (par exemple un écran LCD)
  • facturation par personne (par exemple les déjeuners, pauses et parking)
  • facturation par heure (par exemple un lecteur DVD)
  • facturation par personne et par heure (par exemple une connexion internet)

• Combien de temps un client met-il pour réserver ?

  Une réservation ne prend pas plus de 5 minutes.

  Il suffit de quelques clics pour :

  • trouver la salle disponible à la date souhaitée et répondant à la disposition et aux impératifs de taille souhaités
  • choisir les options souhaitées
  • renseigner les informations concernant la société, le contact et les informations bancaires

Organisation

• Est-ce que ma politique tarifaire est respectée ?

  Votre politique tarifaire, comme l’ensemble de vos conditions générales de ventes sont respectées. MyMRC© permet

  Pour les salles de réunion, une facturation :

  • par heure
  • par journée
  • par demi journée
  • par soirée
  • par personne
  • par personne et par heure

  Pour les options, une facturation :

  • par heure
  • par réunion
  • par personne
  • par personne et par heure

  Vous pouvez également segmenter le calendrier annuel pour appliquer des tarifs différents en fonction des périodes de l’année.

• Comment gérer les disponibilités de mes salles ?

  Vous gérez le statut des salles de réunion selon différentes options :

  • réservation interne par téléphone
  • réservation internet
  • option
  • non disponible sur internet
  • non disponible

  Vous pouvez ainsi avoir un inventaire fiable et précis en temps réel pour votre personnel comme pour vos clients sur votre site internet.

• Puis-je gérer l’ensemble de mon process de vente à partir du progiciel ?

  Oui, tout comme vos clients à partir du site internet, vous pouvez optionner, confirmer, réserver les salles de réunions.

  Des zones de saisie libre vous permettent de saisir vos commentaires pour simplifier la mise en place des réunions.

• Est-ce que je reste maître de ma politique commerciale ?

  Oui, le réservataire accepte vos conditions générales de vente, qui sont applicables.

  Vous pouvez choisir les créneaux horaires de réservation, le mode de facturation des salles et des différentes options associées.

  Vous pouvez différencier le mode de facturation suivant la période de l’année et définir des périodes pleines et périodes creuses.

Général

• Quelle souplesse offre MyMRC© ?

  MyMRC© a été conçu comme un outil complet qui vous offre une souplesse maximum. Il vous permet de gérer l’ensemble de votre back office selon votre organisation et d’offrir à vos clients le reflet de votre établissement et de votre politique commerciale.

  Vous pouvez définir :

  • les créneaux de réservation
  • le mode et montant de facturation en fonction des créneaux
  • les options disponibles et leur facturation (matériel, restauration, pauses, parking…)

• Est ce transparent pour le client final ?

  MyMRC© intervient en marque blanche et n’est donc pas un intermédiaire.

Sécurisation

• Quel est le niveau de sécurisation du système ?

  Les informations transmises sont cryptées selon les derniers protocoles disponibles (VAD+ligne SSL).

  Les utilisateurs se connectent à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe. Pour une utilisation en interne, nous distinguons trois types d’utilisateurs bénéficiant d’un accès plus ou moins ouvert au système (administrateur, utilisateur avec accès à la saisie et aux modifications, utilisateur avec accès à la saisie seule), vous permettant ainsi de fiabiliser votre système.

  Pour éviter les pertes d’informations, l’ensemble des opérations réalisées sur le site est enregistré avec le nom de l’utilisateur l’ayant effectuée.

Développement du CA

• Puis-je utiliser MyMRC© pour mes réservations au téléphone ?

  Votre applicatif est accessible en ligne à une adresse URL sécurisée qui vous est propre. Vous pouvez donc l’utiliser en direct pour inscrire vos réservations au téléphone.

• Comment optimiser MyMRC© ?

  MyMRC© a été conçu comme un outil stratégique, qui vous permet d’appliquer votre politique commerciale en satisfaisant vos clients réservataires.

  • Vous choisissez les salles disponibles sur internet et pouvez les modifier en temps réel en fonction de vos impératifs : ouverture / fermeture tactique.
  • Vous décomposez vos tarifs (période, options, mode de facturation).

N’hésitez pas à nous contacter

info@mrc-meeting.com

Meeting Room Connect
11 rue Maurice Grandcoing
Rond Point Européen
BP 80 210
94202 Ivry Sur Seine Cedex

---